Đại học Phương Đông - Chuyển đổi tương tác với sinh viên bằng hỗ trợ tuyển sinh ứng dụng GenAI

Giới thiệu về Trường Đại học Phương Đông

Đại học Phương Đông là một trong những cơ sở giáo dục đại học năng động tại Việt Nam, thu hút hàng nghìn thí sinh mỗi mùa tuyển sinh. Trường cung cấp đa dạng chương trình từ đại học đến sau đại học, với cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm sinh viên. Là một trong những trường có tốc độ phát triển nhanh trong khu vực, Phương Đông liên tục đầu tư vào công nghệ để hiện đại hóa quy trình tuyển sinh và tăng cường lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh giáo dục đại học ngày càng số hóa.

Phòng Tuyển sinh của trường đang quản lý lượng lớn câu hỏi từ nhiều kênh khác nhau như website, mạng xã hội và hotline. Khi số lượng thí sinh và phụ huynh quan tâm đến chương trình đào tạo, học phí, quy trình tuyển sinh và các cơ hội học bổng ngày càng tăng, nhu cầu về một hệ thống tư vấn hiệu quả và phản hồi nhanh trở nên cấp thiết.

Từ quá tải thủ công đến tự động hóa thông minh

Mỗi mùa tuyển sinh, đội ngũ tư vấn của trường đều đối mặt với một thách thức quen thuộc: hàng nghìn câu hỏi đổ về cùng lúc qua nhiều kênh. “Chúng tôi có một đội ngũ tận tâm làm việc nhiều giờ liền, nhưng khối lượng câu hỏi quá lớn khiến họ không thể theo kịp,” Giám đốc Tuyển sinh chia sẻ. “Thời gian phản hồi chậm, câu trả lời đôi khi thiếu nhất quán, và chúng tôi không thể hỗ trợ ngoài giờ hành chính. Chúng tôi nhận ra mình đang mất đi nhiều thí sinh chỉ vì phản hồi chưa đủ nhanh.”

Nhà trường đã xem xét nhiều phương án cải thiện quy trình tư vấn. Một số trường chọn hướng tuyển thêm nhân sự, nhưng lãnh đạo Phương Đông hiểu rằng đây không phải giải pháp bền vững. Họ cần một giải pháp công nghệ có khả năng mở rộng linh hoạt mà vẫn đảm bảo chất lượng và độ chính xác.

Sau khi đánh giá nhiều giải pháp chatbot, Đại học Phương Đông đã hợp tác với CMC TS để triển khai hệ thống tư vấn sử dụng Generative AI. “CMC TS thể hiện sự am hiểu sâu sắc về Amazon Bedrock và nắm rõ những thách thức đặc thù của khối giáo dục,” Giám đốc chia sẻ. “Họ không chỉ bán công nghệ – họ giải quyết đúng bài toán của chúng tôi.”

CMC TS triển khai CAgent – chatbot tư vấn tuyển sinh thông minh xây dựng trên Amazon Bedrock với mô hình Claude AI. Giải pháp tích hợp kiến trúc RAG (Retrieval-Augmented Generation) kết hợp với AWS OpenSearch để truy xuất thông tin chính xác từ cơ sở dữ liệu tuyển sinh của trường. Hệ thống được huấn luyện trên toàn bộ dữ liệu tuyển sinh bao gồm thông tin chương trình đào tạo, cơ cấu học phí, tiêu chí học bổng và hàng trăm câu hỏi thường gặp được tổng hợp qua nhiều mùa tuyển sinh.

Kiến trúc sử dụng AWS ECS để mở rộng linh hoạt vào mùa cao điểm, AWS KMS để mã hóa dữ liệu, và AWS CloudWatch để giám sát thời gian thực. AWS PrivateLink cùng Secrets Manager đảm bảo an toàn dữ liệu tối đa cho thông tin nhạy cảm của thí sinh. Chatbot hiểu ngữ cảnh, phản hồi tự nhiên bằng tiếng Việt và có thể xử lý đồng thời hàng trăm cuộc hội thoại.

Đáp ứng kỳ vọng của thí sinh và tiêu chuẩn của nhà trường

Đối với một cơ sở giáo dục, độ chính xác và tin cậy trong thông tin tuyển sinh là yếu tố tối quan trọng. Mọi thông tin sai lệch về học phí, thời hạn hoặc điều kiện nhập học đều có thể gây ảnh hưởng lớn đến thí sinh và gia đình. “Chúng tôi cần sự đảm bảo tuyệt đối rằng chatbot luôn cung cấp thông tin chính xác,” Giám đốc CNTT nói. “Đó là lý do kiến trúc RAG cực kỳ quan trọng – chatbot truy xuất thông tin trực tiếp từ kho tri thức đã được kiểm chứng thay vì tự tạo câu trả lời.”

Hệ thống cũng phải xử lý được các câu hỏi mang tính ngữ cảnh phức tạp. Một số câu hỏi rất đơn giản như “Học phí ngành Công nghệ thông tin là bao nhiêu?”, nhưng cũng có nhiều câu hỏi đòi hỏi phân tích như: “Tôi được 24 điểm và muốn học kỹ thuật nhưng gia đình khó khăn về tài chính, tôi có lựa chọn nào?”

CAgent được thiết kế để phân loại mức độ phức tạp. Với các câu hỏi đơn giản, chatbot phản hồi ngay lập tức. Với các tình huống phức tạp, chatbot chuyển tiếp mượt mà đến tư vấn viên con người kèm toàn bộ lịch sử hội thoại.

Nâng tầm trải nghiệm thí sinh

Đội ngũ cán bộ và thí sinh đều đánh giá cao khả năng của CAgent. “Phụ huynh và thí sinh giờ có thể nhận được câu trả lời vào nửa đêm hoặc cuối tuần – đúng lúc họ thường họp bàn chọn trường,” Giám đốc Tuyển sinh chia sẻ.

Nhà trường cũng hưởng lợi từ sự nhất quán: mọi thí sinh đều nhận được cùng một thông tin, chính xác và đầy đủ, không phụ thuộc vào việc ai là người trực tổng đài hay mức độ quá tải trong ngày.

Là đơn vị giáo dục, cải tiến liên tục là giá trị cốt lõi. Phòng Tuyển sinh sử dụng tính năng phân tích của CAgent để theo dõi các câu hỏi phổ biến nhất, nhu cầu thực tế của thí sinh và các điểm gây hiểu nhầm trong tài liệu tuyển sinh. “Chúng tôi có thể thấy theo thời gian thực các ngành nhận được nhiều sự quan tâm nhất, các câu hỏi học bổng lặp lại nhiều nhất, và thậm chí cả những phần thông tin trên website chưa rõ ràng,” Trưởng phòng Marketing cho biết. “CAgent không chỉ trả lời câu hỏi – nó cung cấp insight về thí sinh.”

Nhờ ứng dụng Generative AI với CAgent của CMC TS, nhà trường đạt được:

• Khả năng tư vấn tự động 24/7 – xử lý câu hỏi mà không cần can thiệp của con người
• Phân loại và điều phối thông minh – tối ưu nguồn lực
• Tăng tương tác – giúp nâng tỷ lệ chuyển đổi và nâng cao chất lượng dịch vụ

Các lợi ích định lượng ghi nhận:

• Tăng hơn 30% lượng tương tác: Nhờ hoạt động 24/7, thu hút nhiều thí sinh và phụ huynh hơn, đặc biệt ngoài giờ hành chính.
• Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi: Tăng lượt nhấp vào link đăng ký và tài liệu hướng dẫn.
• Giảm 70% khối lượng công việc thủ công: Tự động hóa FAQ giúp đội ngũ tập trung vào tư vấn chuyên sâu.
• Nâng cao trải nghiệm: Trả lời nhất quán, chính xác, giảm bỏ sót câu hỏi.
• Tối ưu chi phí: Chi phí vận hành hạ tầng chỉ 13.954 USD/năm – thấp hơn nhiều so với việc tuyển thêm nhân sự, trong khi vẫn mở rộng không giới hạn.

Hướng đi tương lai

Đại học Phương Đông và CMC TS tiếp tục hợp tác mở rộng các ứng dụng mới, bao gồm tích hợp với hệ thống thông tin sinh viên và cập nhật kho tri thức chatbot theo từng học kỳ.

Về CMC TS

CMC TS là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp Generative AI trên nền tảng AWS tại Việt Nam. Với chuyên môn sâu về Amazon Bedrock và kiến trúc RAG, CMC TS đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp và cơ sở giáo dục trong hành trình chuyển đổi số. Đội ngũ kỹ sư của CMC TS có kinh nghiệm xây dựng chatbot thông minh, tối ưu chi phí vận hành và đảm bảo an toàn dữ liệu theo chuẩn quốc tế.