Giải pháp Lưu trữ dành cho Viễn thông
Giải pháp lưu trữ thông tin là giải pháp hiệu quả phục vụ nhu cầu lưu trữ thông tin khối lượng lớn của ngành viễn thông, dễ dàng tra cứu và đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cao.
- Phần mềm Quản lý Nghiệp vụ Lưu trữ - eDocman Archive v2.0 là giải pháp lưu trữ cho lưu trữ cơ quan (hay còn gọi là lưu trữ hiện hành) do CMCsoft nghiên cứu và phát triển ra đời đã đáp ứng được các mục tiêu:
- Chuẩn hoá việc mô tả thông tin biên mục theo nhiều cấp: từ cấp phông, MLHS cho tới tài liệu với nhiều loại hình mang tin khác nhau từ giấy tới các băng hình, tài liệu điện tử.
- Tích hợp với các ứng dụng quản lý văn bản, quản lý luồng công việc tại giai đoạn văn thư.
- Số hoá và quản lý tài nguyên số hoá
- Cung cấp các tiện ích tra tìm, phục vụ khai thác.
- Đây là một hệ thống tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của lưu trữ cơ quan, đặc biệt là khả năng tích hợp và xử lý tiếng Việt.
- Hệ lưu trữ quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của lưu trữ cơ quan như thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác và đặc biệt cung cấp tính năng tra cứu trực tuyến để hỗ trợ tìm kiếm các hồ sơ, tài liệu theo một số thông tin được thiết lập bởi người quản trị hệ lưu trữ.
Điểm nổi bật
- Hệ lưu trữ được thiết kế theo hướng mềm dẻo, là phần mềm được tích hợp từ các module khác nhau, thuận lợi cho người sử dụng. Nó bao gồm những tính năng chủ yếu sau:
- Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ
- Tra cứu hồ sơ, tài liệu trực tuyến qua Internet.
- Quản lý các dữ liệu số hoá
- Mọi qui tắc nghiệp vụ được quản lý tập trung khiến cho cài đặt và bảo trì đơn giản.
Tính năng
- Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC
- OPAC là cổng kết nối người dùng tin với kho lưu trữ của các cơ quan. OPAC cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh đáp ứng các nhu cầu tìm tin phức tạp cả về các thông tin mô tả. Khả năng khai phá tri thức bằng công cụ tìm kiếm theo khái niệm của OPAC tạo ra một cuộc cách mạng trong tìm kiếm thông tin.
- Phân hệ Thu thập
- Phân hệ này thực hiện công tác lập danh mục hồ sơ và tiếp nhận tài liệu. Với những đơn vị có sử dụng hệ thống quản lý luồng văn bản thì phân hệ Thu thập sẽ được tích hợp để thực hiện hiển thị danh mục hồ sơ và thông tin bàn giao cùng các MLHS và hồ sơ tài liêu từ hệ quản lý luồng văn bản chuyển sang.
- Phân hệ Quản lý kho
- Cung cấp mọi nghiệp vụ liên quan đến công tác xây dựng, tổ chức và bảo quản kho lưu trữ. Cung cấp chức năng quản lý kho tiến tiên. Xây dựng hệ thống kho đa cấp. Xử lý các nghiệp vụ tu bổ, quản lý tình trạng vật lý của tài liệu. Cập nhật số liệu tồn đầu của hệ thống và chốt số liệu tồn kho hàng năm phục vụ công tác thống kế.
- Phân hệ Chỉnh lý
- Quản lý thông tin về các đợt chỉnh lý. Kiểm soát với các lần huỷ tài liệu theo đợt chỉnh lý. Kết hợp với phân hệ Quản lý thông tin lưu trữ để biên mục các MLHS đã chỉnh lý.
- Phân hệ Chỉnh lý thực hiện cập nhật thông tin giao nộp cho LTLS với các hồ sơ có giá trị lịch sử.
- Phân hệ Thiết lập cấu hình
- Đây là một phân hệ quan trọng và cũng là phân hệ có tính ưu việt của hệ thống. Phân hệ này cho phép người dùng tự thiết lập cấu hình thông tin để biên mục, tra tìm hồ sơ tài liệu trong các phân hệ và cho cả phân hệ tra tìm tài liệu trực tuyến.
- Ngoài ra hệ lưu trữ cũng cho phép người dùng có thể tự thiết lập một số thông tin trên báo cáo như tiêu đề, người in, thông tin về nơi gửi báo cáo,....
- Phân hệ Quản lý thông tin lưu trữ
- Phân hệ hỗ trợ biên mục hồ sơ tài liệu theo một số mẫu nhập tin do người dùng thiết lập, tổ chức lập MLHS dựa trên các hồ sơ đã có. Phân hệ Quản lý thông tin lưu trữ là công cụ để xây dựng cơ sở dữ liệu chất lượng (chính xác, hợp chuẩn) với hiệu suất công việc cao (thao tác đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng).
- Hỗ trợ đầy các tiêu chuẩn của ngành lưu trữ Việt Nam và thế giới.
- Hỗ trợ biên mục liên kế các hồ sơ theo vụ việc
- Hỗ trợ tính năng tra tìm hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng.
- Phân hệ hỗ trợ biên mục hồ sơ tài liệu theo một số mẫu nhập tin do người dùng thiết lập, tổ chức lập MLHS dựa trên các hồ sơ đã có. Phân hệ Quản lý thông tin lưu trữ là công cụ để xây dựng cơ sở dữ liệu chất lượng (chính xác, hợp chuẩn) với hiệu suất công việc cao (thao tác đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng).
- Phân hệ Khai thác
- Phân hệ Khai thác hỗ trợ hoạt động phục vụ tài liệu, quản lý bạn đọc và báo cáo thống kê yêu cầu và tài liệu phục vụ khai thác. Phân hệ được thiết kế mở nhằm phù hợp với nhu cầu đặc thù của từng kho lưu trữ, có thể xây dựng các chính sách khai thác lên các điểm khai thác theo đối tượng độc giả khác nhau nhưng được kiểm soát chặt chẽ bởi một hệ thống thống nhất.
Lợi ích
- Tra cứu được hồ sơ tài liệu đã giao nộp
- Khai thác được dữ liệu số
- Quản lý được các quy trình nghiệp vụ lưu trữ từ tiếp nhận tới khai thác
- Tận dụng được dữ liệu đã nhập trong quá trình hình thành văn bản -> giảm thời gian nhập liệu và thống nhất quản lý từ văn thư tới lưu trữ.
Yêu cầu tư vấn
Chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào về nghiệp vụ và sản phẩm
Có thể bạn quan tâm
