Kyocera Việt Nam triển khai chatbot AI tra cứu thông tin nội bộ trên Amazon Bedrock cùng CMC TS

Giới thiệu về Kyocera Việt Nam

Kyocera Vietnam là một thành viên của Kyocera Corporation, tập đoàn đa ngành đến từ Nhật Bản, hoạt động tại Việt Nam từ năm 2021.

Là một doanh nghiệp đa ngành, Kyocera Vietnam hoạt động trong nhiều lĩnh vực sản xuất gồm:

• Sản xuất linh kiện gốm điện tử (SMD)
• Chế tác đồ trang sức (JMD)
• Sản xuất linh kiện truyền thông cáp quang (META)
• Sản xuất linh kiện đầu nối điện tử (CPD)
• Sản xuất công cụ cắt công nghiệp (ITD)

Bên cạnh hoạt động sản xuất, Kyocera Vietnam cũng phát triển tổ chức bán hàng nhằm nâng cao thương hiệu Kyocera cũng như mở rộng hoạt động kinh doanh tại thị trường Việt Nam.

Thách thức

Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại, thông tin là tài sản quan trọng nhưng việc quản lý thông tin cũng là thách thức lớn khi dữ liệu ngày càng phân tán. Kyocera Vietnam - một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn - cũng đối mặt với tình trạng: nhân viên phải tìm kiếm qua nhiều hệ thống khác nhau như SharePoint, OneDrive, eOffice để tra cứu tài liệu, quy trình hay chính sách nội bộ. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến việc sử dụng thông tin không đồng nhất giữa các phòng ban.

Đó là lý do Kyocera cần một giải pháp tích hợp có khả năng tăng tốc quá trình dịch thuật, tra cứu nội bộ và tìm hiểu thông tin từ bên ngoài internet, với yêu cầu về độ chính xác cao và tốc độ xử lý nhanh. Kyocera Việt Nam nhận thấy nhu cầu cấp thiết về một hệ thống quản lý tri thức thông minh để nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong toàn tổ chức.

Giải pháp

Để giải quyết bài toán trên, Kyocera Vietnam triển khai hệ thống chatbot nội bộ thông minh C-Agent. Giải pháp được xây dựng trên nền tảng Amazon Bedrock với mô hình ngôn ngữ lớn Claude.

Hệ thống sử dụng kiến trúc Retrieval-Augmented Generation (RAG) kết hợp với Amazon OpenSearch Service để lập chỉ mục và truy xuất thông tin từ cơ sở tri thức doanh nghiệp được lưu trữ trên Amazon S3.

Kiến trúc hệ thống được thiết kế với khả năng mở rộng linh hoạt thông qua Amazon ECS, giúp đảm bảo hiệu năng ổn định ngay cả trong các giai đoạn sử dụng cao điểm. Đồng thời, hệ thống tích hợp các dịch vụ như AWS KMS để mã hóa dữ liệu, AWS PrivateLink kết hợp với AWS Secrets Manager để đảm bảo an ninh kết nối, cùng với Amazon CloudWatch để giám sát hiệu suất hệ thống theo thời gian thực.

Hệ thống cung cấp một số chức năng chính gồm:

• Tra cứu thông tin nội bộ
  Cho phép nhân viên tra cứu tài liệu, quy trình và quy định nội bộ thông qua giao diện ngôn ngữ tự nhiên. Hệ thống tự động truy xuất thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu và tổng hợp kết quả phù hợp.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ
  Cung cấp khả năng dịch và tham khảo nội dung giữa các ngôn ngữ Anh, Việt, Nhật và Trung, giúp hỗ trợ giao tiếp và hiểu nội dung tài liệu đúng ngữ cảnh trong thời gian ngắn.
• Tra cứu thông tin bên ngoài
  Hỗ trợ thu thập và tóm tắt thông tin từ Internet liên quan đến sản phẩm, công nghệ và xu hướng thị trường, giúp các bộ phận nhanh chóng tiếp cận các thông tin cần thiết.

Kết quả

Sau khi triển khai hệ thống chatbot AI, Kyocera Vietnam ghi nhận những cải thiện rõ rệt trong quá trình làm việc.

• Thời gian tìm kiếm và xác minh thông tin giảm từ 15–20 phút xuống còn 5–10 phút mỗi tác vụ, nhờ hệ thống tự động truy xuất và tổng hợp kết quả từ nhiều nguồn dữ liệu nội bộ, thay vì nhân viên phải tự tra cứu thủ công và đánh giá tính chính xác dựa trên kinh nghiệm cá nhân.
• Giảm khối lượng tác vụ thủ công cho nhân viên, giúp giải phóng thời gian khỏi các công việc lặp đi lặp lại như đối chiếu, tổng hợp tài liệu. Từ đó, nhân viên có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ đòi hỏi tư duy phân tích và ra quyết định.
• Chất lượng đầu ra — bao gồm độ chính xác thông tin và tốc độ xử lý yêu cầu — cải thiện đáng kể so với trước khi triển khai. Trong nhiều bước làm của nhân viên, việc đưa thêm agent tra cứu nội bộ, dịch thuật và tra cứu thông tin bên ngoài giúp thông tin được tra cứu nhanh hơn và chính xác hơn, từ đó góp phần cải thiện hiệu suất công việc.