5 bước giúp triển khai giải pháp RPA thành công

Giải pháp RPA đang được nhiều doanh nghiệp ưu ái với những hiệu quả đáng mơ ước khi áp dụng như: 

• Tối ưu hóa vận hành tổ chức
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng nhờ tốc độ xử lý quy trình nhanh
• Dễ dàng quản lý và phát triển nhanh chóng trong tổ chức
• Cải thiện hiệu suất với chi phí đầu tư ban đầu thấp. 

Các nghiên cứu của Forrester dự đoán năm 2023, quy mô thị trường RPA toàn cầu có thể đạt mức 4,3 tỷ đô la Mỹ. Thị trường này được dự báo sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 27,7% từ năm 2021 đến năm 2030. Quy mô thị trường dự kiến trị giá 23,9 tỷ đô la Mỹ đến năm 2030.

5 BƯỚC ĐỂ TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP RPA HIỆU QUẢ

Bước 1: Xác định quy trình

Lựa chọn quy trình mà công ty mong muốn tự động hóa, tìm hiểu kỹ quy trình nào đòi hỏi sự tự động hóa để hoạt động hiệu quả nhất, dựa trên những yếu tố sau: 

• Tổng số giao dịch có thể thực hiện mà không cần sự can thiệp của con người.
• Số lượng nguồn lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
• Các lợi ích có thể đạt được từ tự động hóa.
• Sự liên quan và độ nhạy cảm của quy trình đối với quy trình công việc tổng thể của tổ chức.

Bước 2: Quản lý nhân sự

RPA không chỉ tự động hóa quy trình máy móc mà còn tạo ra sự thay đổi trong cách quản lý nhân sự. Do đó, việc thuyết phục nhân viên rất quan trọng sau khi xác định quy trình. Sự bất an về việc bị thay thế bởi sự tự động hóa là điều tự nhiên, cần làm rõ và thông điệp tầm quan trọng và ý nghĩa của việc áp dụng giải pháp vào quy trình. 

RPA hoạt động dựa trên logic đơn giản, giảm bớt các công việc lặp lại và nâng cao hiệu suất. Giải pháp không khuyến khích thay thế công việc hay giảm bớt nhân lực lao động. Nên xây dựng một đội ngũ chức năng chéo các nhân viên để giám sát triển khai giải pháp RPA thành công. 

Bước 3: Chọn nhà cung cấp giải pháp 

Mỗi giải pháp đều có yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp cần nhà cung cấp triển khai giải pháp RPA hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp, và có thể tùy chỉnh giải pháp theo nhu cầu đó. 

Một số yếu tố để đánh giá lựa chọn nhà cung cấp giải pháp RPA: 

• Thời gian và chi phí dự kiến để triển khai giải pháp
• Các biện pháp bảo mật được thiết lập để mã hóa dữ liệu lưu trữ và đảm bảo tính riêng tư và bảo mật
• Kiểm tra khả năng làm việc với các robot có thể được sử dụng để xử lý những biến động và phức tạp trong quy trình 
• Cơ chế cảnh báo về lỗi quy trình hoặc vi phạm dữ liệu.
• Sự có sẵn của tính năng theo dõi đường dẫn kiểm tra mỗi hành động của bot, theo dõi hiệu suất
• Tính linh hoạt của giải pháp với sự thay đổi công nghệ. 

Bước 4: Triển khai ý tưởng

Trước khi đưa dự án vào thực tế, việc có một phương pháp được cấu trúc cẩn thận là quan trọng để định rõ các đường nét của chiến lược tổng thể. 

• Chỉ định một nhóm để xác định các yêu cầu và cung cấp nguyên tắc hướng dẫn sẽ giúp từng đơn vị kinh doanh thúc đẩy tự động hóa.
• Chọn đối tác triển khai
• Thiết kế bản đồ quy trình toàn diện, chỉ định vai trò chính xác mà doanh nghiệp kỳ vọng giải pháp RPA sẽ tự động hóa. 
• Đảm bảo các bộ phận và cá nhân nhân sự liên quan hoạt động đồng bộ với giải pháp. Khi giải pháp hoàn thành, hãy thực hiện các bài kiểm tra hiệu suất hoạt động của giải pháp. 

Bước 5: Đo lường hiệu suất

Xây dựng các chỉ số hiệu suất (KPI) để kiểm tra tỷ lệ thành công triển khai giải pháp RPA. 

Các KPI phổ biến bao gồm:

• Đo lường hiệu quả triển khai RPA cho các quy trình văn phòng Back office
• Xác định xem năng suất của nhân viên đã tăng hay chưa.
• Phân tích các báo cáo tuân thủ của RPA, hiệu suất của các bot phải được kết nối với các quy tắc và quy định của doanh nghiệp. 
• Thực hiện đánh giá mở để kịp thời chỉnh sửa giải pháp nếu cần thiết.

>> TÌM HIỂU THÊM VỀ GIẢI PHÁP RPA CỦA CMC TS