Vì sao nên sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu?

Trong thời đại công nghệ số 4.0 như hiện nay, việc công nghệ hoá những cơ chế hoạt động trong mỗi một tổ chức là việc làm vô cùng cần thiết để có thể giảm thiểu lượng công việc nhưng vẫn tối ưu được hiệu quả. Hơn thế nữa, việc đưa các phần mềm quản lí vào sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp cũng sẽ giúp gây dựng nên một thể chế có hệ thống, đề cao sự nhất quán và tính chính xác. Bài viết dưới đây xin đưa ra những ưu điểm của một phần mềm lưu trữ tài liệu để có thể đưa ra cái nhìn cho bạn đọc rằng vì sao phần mềm này lại cần thiết đến như thế, nó có thể giúp giảm thiểu lượng công việc ra sao và tối ưu hiệu quả công việc bằng cách nào?

Lượng tài liệu được lưu trữ khổng lồ

Phần mềm lưu trữ tài liệu cho phép người sử dụng có thể lưu trữ lượng tài liệu rất lớn chỉ với một hệ thống phần mềm, do đó diện tích “ảo” mà chúng cung cấp sẽ giúp cho tổ chức, doanh nghiệp có thể lưu trữ tới hàng triệu hồ sơ, tài liệu khác nhau. So với cách lưu trữ phổ thông truyền thống khiến sản sinh ra nhiều sai sót ví dụ như văn thư bị lỗi, hồ sơ trùng lặp, thông tin sai lệch nhưng thời gian quá lâu nên khó tìm lọc và sửa chữa,... Nhưng tất cả những vấn đề này sẽ được giải quyết triệt để bởi với cách vận hành thông minh của phần mềm lưu trữ tài liệu, sẽ không khoa trong việc quản lí một lượng lớn hồ sơ, tài liệu. Việc này nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể xoá bỏ đi những kho lưu trữ tài liệu lớn và thay vào đó là đưa dữ liệu lên trên một hệ thống máy tính để quản lí, kiểm soát dễ dàng và hiệu quả hơn.

Quản lí có hệ thống

Lấy ví dụ khi bạn muốn tìm một hồ sơ hay bất cứ một tài liệu nào trong quá khứ, nếu như sử dụng phương pháp lưu trữ truyền thống thì sẽ quả thật khó khăn, tôn công sức và thời gian khá lớn vào việc tìm từng văn kiện một trên từng giá sách, trong khi nếu sử dụng phần mềm lưu trữ thì chỉ cần vài cú nhấp chuột, vài từ khoá là có thể tìm ra văn kiện cần tìm. Hơn thế nữa, phần mềm sẽ chia các tài liệu thành các phân nhánh và tổng hợp thành hệ thống, giúp cơ quan, tổ chức nhất quán được kho tài liệu của mình, từ đó dễ đang kiểm soát và chi phối dù lượng văn bản có nhiều tới cỡ nào.

Tiết kiệm chi phí

Khi phương pháp truyền thống còn được sử dụng rộng rãi, các cơ quan, tổ chức thường phải tốn khá nhiều chi phí cho mặt bằng, tiền vật liệu và các loại chi phí cơ bản khác để duy trì kho lưu trữ. Nhưng với hệ thống phần mềm, những chi phí này đều sẽ được gạch bỏ và thay vào đó chỉ là chi phí phần mềm, tuy nhiên so với chi phí của phương pháp lưu trữ truyền thống thì sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều.

Tính bảo mật cao

Phần mềm lưu trữ tài liệu được xây dựng trên cơ sở tin học hoá các dữ liệu, do đó chúng cũng cung cấp cho tổ chức, doanh nghiệp phương pháp bảo mật bằng cách xây dựng hệ thống đăng nhập bằng tài khoản. Điều này sẽ tránh cho doanh nghiệp, tổ chức bị rò rỉ dữ liệu hay mất tài liệu như khi sử dụng phương pháp truyền thống.