Công chứng điện tử và những lợi ích có thể bạn chưa biết

I. Tìm hiểu về công chứng điện tử

1.1. Công chứng điện tử là gì?

Công chứng điện tử (hay còn được gọi là công chứng số, công chứng trực tuyến) là quá trình công chứng các tài liệu, giấy tờ bằng cách sử dụng công nghệ điện tử và kỹ thuật số thay vì việc thực hiện trực tiếp tại văn phòng công chứng truyền thống.
 

Thay vì in ấn và ký tên trên giấy tờ, công chứng điện tử sử dụng các phương pháp mã hóa và chứng thực số để xác nhận tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu. Quá trình công chứng này có thể bao gồm việc ký số, đánh dấu thời gian, mã hóa và lưu trữ tài liệu trong một môi trường điện tử an toàn.

1.2. Công chứng điện tử do cơ quan nào thực hiện?

Tại Việt Nam, công chứng điện tử được thực hiện bởi các cơ quan công chứng truyền thống và cơ quan chứng thực điện tử có thẩm quyền. Dưới đây là một số cơ quan quan trọng tham gia vào công chứng điện tử:

• Cục Công chứng và Chứng thực điện tử (Cục CC&CTĐT): Đây là cơ quan thuộc Bộ Tư pháp Việt Nam có trách nhiệm quản lý, điều hành, và hướng dẫn công tác công chứng và chứng thực điện tử tại Việt Nam. Cục CC&CTĐT chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hệ thống công chứng và chứng thực điện tử, đảm bảo tính pháp lý và an toàn của quá trình công chứng.
• Cơ quan công chứng: Các cơ quan công chứng truyền thống, bao gồm các văn phòng công chứng, cũng có thể thực hiện công chứng điện tử tại Việt Nam. Các công chứng viên trong các cơ quan này được đào tạo và có khả năng sử dụng công nghệ và phần mềm để thực hiện công chứng.
• Các tổ chức công nghệ: Các công ty công nghệ và nhà cung cấp dịch vụ công chứng điện tử cũng có vai trò trong việc thực hiện công chứng tại Việt Nam. Chẳng hạn, FPT, Viettel, VinaPhone, VNPT, và một số tổ chức công nghệ khác cung cấp dịch vụ công chứng cho cá nhân và doanh nghiệp.

1.3. Điều kiện để công chứng điện tử có giá trị pháp luật

Ở Việt Nam, để công chứng điện tử có giá trị pháp luật, cần tuân thủ các quy định của Luật Công chứng số 51/2014/QH13 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là những điều kiện cần thiết để công chứng điện tử có giá trị pháp luật tại Việt Nam:

• Chứng thực số: Công chứng phải được thực hiện bằng cách sử dụng chứng thực số (chữ ký số) có giá trị pháp lý. Chứng thực số phải tuân thủ các quy định về chữ ký số trong Luật Công chứng và các quy định pháp luật khác liên quan.
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Hệ thống công chứng phải đáp ứng các yêu cầu về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như mạng, bảo mật, lưu trữ dữ liệu, và hệ thống phần mềm phù hợp. Đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và không thể chối bỏ của tài liệu điện tử.
• Chứng thực danh tính: Các phương pháp xác thực danh tính của người thực hiện công chứng phải tuân thủ quy định của Luật Công chứng và các quy định pháp luật liên quan khác.
• Chứng thực thời gian: Quá trình công chứng cần cung cấp chứng thực thời gian (timestamping) để xác định thời điểm tài liệu được tạo ra, sửa đổi hoặc ký vào. Điều này đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của tài liệu điện tử.
• Bảo mật thông tin và tài liệu: Hệ thống công chứng phải đảm bảo bảo mật thông tin và tài liệu. Điều này bao gồm việc sử dụng các biện pháp bảo vệ an ninh mạng, mã hóa dữ liệu, và các biện pháp khác để ngăn chặn truy cập trái phép và thay đổi tài liệu.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Công chứng phải tuân thủ các quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn liên quan khác do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

1.4. Cách thanh toán phí công chứng điện tử

Tại Việt Nam, phí công chứng điện tử có thể được thanh toán theo các cách sau đây:

• Thanh toán trực tiếp tại cơ quan công chứng: Bạn có thể đến trực tiếp cơ quan công chứng và thanh toán phí công chứng bằng tiền mặt hoặc các phương thức thanh toán khác (thẻ ngân hàng, chuyển khoản, hay ví điện tử, tùy vào chính sách của từng cơ quan).
• Thanh toán qua Internet Banking: Nếu cơ quan công chứng hỗ trợ thanh toán trực tuyến, bạn có thể sử dụng dịch vụ Internet Banking của ngân hàng để chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản ngân hàng của bạn đến tài khoản của cơ quan công chứng.
• Thanh toán qua ví điện tử: Một số cơ quan công chứng có thể chấp nhận thanh toán phí công chứng thông qua các ví điện tử phổ biến như MoMo, ZaloPay, VNPay, hoặc các ứng dụng ví điện tử khác.
• Thanh toán qua cổng thanh toán trực tuyến: Một số cơ quan công chứng có tích hợp các cổng thanh toán trực tuyến, cho phép bạn thanh toán phí công chứng bằng thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử trực tuyến.

1.5. So sánh phí công chứng điện tử với công chứng thường

Ở Việt Nam, phí công chứng điện tử và phí công chứng thường có thể khác nhau tùy theo từng cơ quan công chứng và loại công chứng cụ thể. Tuy nhiên, dưới đây là một so sánh tổng quan giữa phí công chứng điện tử và phí công chứng thường tại Việt Nam:

Phí công chứng điện tử: Phí công chứng này thường được tính dựa trên quy định của cơ quan công chứng và các yếu tố sau:

• Loại tài liệu: Phí có thể được xác định dựa trên loại tài liệu cần công chứng điện tử, ví dụ như hợp đồng, giấy tờ cá nhân, giấy phép kinh doanh, v.v.
• Quy mô công việc: Phí có thể tăng lên tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của công việc công chứng.
• Hình thức công chứng: Phí có thể khác nhau tùy thuộc vào hình thức công chứng điện tử, ví dụ như chứng thực chữ ký số, chứng thực thời gian, v.v.
• Các dịch vụ bổ sung: Nếu có yêu cầu đặc biệt hoặc các dịch vụ bổ sung khác như dịch thuật, bản sao công chứng, v.v., có thể có tính phí riêng.

Phí công chứng thường: Phí công chứng thường được quy định theo Nghị định số 12/2015/NĐ-CP của Chính phủ về phí và lệ phí công chứng. Tuy nhiên, phí cụ thể có thể khác nhau giữa các cơ quan công chứng và dựa trên các yếu tố sau:

• Loại công chứng: Phí có thể khác nhau tùy thuộc vào loại công chứng như công chứng bản sao, công chứng chữ ký, công chứng giấy tờ cá nhân, v.v.
• Số lượng bản sao: Phí có thể tăng lên theo số lượng bản sao yêu cầu.
• Quy mô công việc: Phí có thể tăng lên tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của công việc công chứng.

Có thể thấy, sự chênh lệch giữa chi phí của 2 phương thức này không chênh lệch quá đáng kể bởi các yếu tố đều khá tương đồng.

II. Lợi ích của công chứng điện tử

Công chứng điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội hơn so với công chứng truyền thống. 

• Tiện lợi và tiết kiệm thời gian: Cho phép bạn thực hiện quy trình công chứng từ xa thông qua kết nối internet. Bạn không cần phải di chuyển đến cơ quan công chứng mà có thể gửi tài liệu và nhận kết quả công chứng một cách thuận tiện. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức di chuyển.
• Tăng tính toàn vẹn và an ninh: Sử dụng các công nghệ chứng thực số và mã hóa thông tin để đảm bảo tính toàn vẹn và an ninh của tài liệu. Chữ ký số và các phương pháp mã hóa giúp ngăn chặn sự thay đổi trái phép và bảo vệ tài liệu khỏi việc sao chép trái phép.
• Hiệu quả chi phí: Công chứng điện tử có thể giảm chi phí so với công chứng truyền thống. Bạn không cần mất chi phí di chuyển và có thể tránh các khoản phí liên quan đến vận chuyển tài liệu hoặc in ấn bản sao công chứng.
• Bảo vệ môi trường: Sử dụng công chứng điện tử giúp giảm tiêu thụ giấy và sự tiêu thụ năng lượng liên quan đến in ấn và vận chuyển tài liệu. Điều này góp phần bảo vệ môi trường và giảm lượng chất thải.
• Tích hợp và dễ dàng quản lý: Công chứng điện tử có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống và quy trình điện tử khác, như hệ thống quản lý tài liệu và hệ thống quản lý doanh nghiệp. Điều này giúp quản lý và tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn và tăng cường tính toàn vẹn thông tin.

III. Hướng dẫn chi tiết cách thức thực hiện công chứng điện tử

Để thực hiện công chứng điện tử tại Việt Nam, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

• Chuẩn bị tài liệu cần công chứng: Xác định tài liệu cần công chứng điện tử và đảm bảo rằng chúng được chuẩn bị đầy đủ và chính xác. Đây có thể là hợp đồng, giấy tờ cá nhân, giấy phép kinh doanh, v.v.
• Lựa chọn cơ quan công chứng điện tử: Tìm hiểu và chọn một cơ quan công chứng uy tín và được ủy quyền tại Việt Nam. Các cơ quan công chứng phổ biến bao gồm Tổng công ty Điện lực Việt Nam (EVN), Tổng công ty Bưu chính Viễn thông (VNPT), và Bưu điện TP. Hồ Chí Minh (SPT).
• Gửi tài liệu qua hệ thống công chứng điện tử: Truy cập vào hệ thống công chứng của cơ quan bạn đã chọn và làm theo hướng dẫn để tải lên tài liệu cần công chứng. Hệ thống này thường sẽ yêu cầu bạn đăng ký tài khoản hoặc sử dụng các phương thức xác thực như chứng thực chữ ký số.
• Xác minh danh tính: Trong quá trình gửi tài liệu, bạn có thể được yêu cầu xác minh danh tính của mình. Thông thường, bạn sẽ cần cung cấp thông tin cá nhân và có thể được yêu cầu gửi các giấy tờ xác thực như chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu.
• Thanh toán phí công chứng: Thực hiện thanh toán phí công chứng theo hướng dẫn của cơ quan công chứng. Phí có thể được thanh toán trực tuyến qua các phương thức thanh toán như ngân hàng trực tuyến, ví điện tử hoặc thẻ tín dụng.
• Chờ kết quả công chứng: Sau khi tài liệu và phí công chứng đã được gửi, bạn sẽ chờ đợi kết quả công chứng. Thông thường, cơ quan công chứng sẽ xem xét và xác nhận tài liệu trong một khoảng thời gian nhất định.
• Nhận kết quả công chứng: Sau khi tài liệu đã được công chứng, bạn sẽ nhận được kết quả công chứng thông qua hệ thống công chứng. Kết quả này có thể là bản sao công chứng kèm chữ ký số hoặc tài liệu được đính kèm các thông tin công chứng cần thiết.

IV. Dịch vụ công chứng điện tử của CMCTS

CMC TS là một công ty có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Với kiến thức và kinh nghiệm trong việc quản lý nghiệp vụ công chứng và hiểu rõ những khó khăn mà các văn phòng công chứng đang gặp phải, CMC TS đã phát triển ứng dụng phần mềm CeNM.

CeNM là một phần mềm công chứng online nhằm mục tiêu tự động hóa các nghiệp vụ công chứng, giảm thiểu rủi ro và đơn giản hóa quy trình công chứng. Sự lựa chọn và ủng hộ từ phía khách hàng đã giúp phần mềm quản lý hồ sơ công chứng CeNM được vinh danh với giải thưởng "Phần mềm tiêu biểu nhất" tại Lễ trao giải Sao Khuê năm 2019.

Đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý hồ sơ công chứng CeNM có thể kể đến như:

• Tìm kiếm trên nhiều tiêu chí nhanh chóng
• Dữ liệu quản lý tập trung
• Giảm thiểu rủi ro
• Chức năng báo cáo thống kê
• Tăng mức độ an toàn dữ liệu so với mô hình quản lý phân tán

Để được tư vấn thêm về CeNM các giải pháp của CMC TS, khách hàng có thể liên hệ qua email cmctsinfo@cmc.com hoặc để lại thông tin tại website: https://cmcts.com.vn/