Tổng Quan về Hóa Đơn Điện Tử: Làm Thế Nào Để Sử Dụng?

I. Tổng quan về Hóa Đơn Điện Tử (E-invoice)

Hóa đơn điện tử (E-invoice) là một hình thức hóa đơn được tạo, truyền tải, và lưu trữ bằng cách sử dụng công nghệ số hóa, thay vì in ra và gửi bằng giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử thường được sử dụng để thay thế hóa đơn giấy và có nhiều ưu điểm về tính tiện lợi, bảo mật, và bảo vệ môi trường.

Hóa đơn điện tử là một xu hướng ngày càng phổ biến trong lĩnh vực kế toán và quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, cải thiện tính bảo mật, và đóng góp vào việc bảo vệ môi trường.

II. Cách Thực Hiện Hóa Đơn Điện Tử

Để thực hiện hóa đơn điện tử cần trải qua 2 công đoạn chính gồm việc đặc ký và xác thực với các cơ quan chức năng rồi phát hành để sử dụng. Chi các công đoạn này bao gồm:

2.1. Đăng Ký và Xác Thực

• Đăng ký với cơ quan quản lý thuế: Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế tại địa phương hoặc trang web chính thức của họ để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Quy trình này có thể đòi hỏi cung cấp thông tin về doanh nghiệp, mô hình sử dụng hóa đơn điện tử, và các tài liệu liên quan.
• Xác thực chữ ký số và hóa đơn điện tử: Để bảo đảm tính bảo mật và tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số (digital signature) để ký điện tử hóa đơn. Đây là một quy trình quan trọng để đảm bảo rằng hóa đơn không bị thay đổi sau khi đã được phát hành. Trước khi gửi hóa đơn đến khách hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hóa đơn điện tử đã được ký điện tử và tuân thủ các quy định pháp lý của địa phương. Điều này đòi hỏi sử dụng các công cụ xác thực hóa đơn.

2.2. Tạo và Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Sau khi đã đăng ký và xác thực, doanh nghiệp có thể tạo và phát hành hóa đơn điện tử như sau:

• Tạo hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hoặc hệ thống quản lý tài chính để tạo hóa đơn điện tử. Thông tin trên hóa đơn, chẳng hạn như chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả, và thông tin khách hàng, cần được điền đầy đủ và chính xác
• Ký điện tử hóa đơn: Sử dụng chữ ký số đã được chứng thực để ký điện tử hóa đơn. Điều này đảm bảo tính bảo mật và tính toàn vẹn của hóa đơn
• Phát hành hóa đơn: Hóa đơn điện tử có thể được gửi đến khách hàng qua email hoặc các phương tiện truyền thông khác như hệ thống quản lý tài chính của khách hàng (nếu có tích hợp)
• Lưu trữ hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế trong một thời gian nhất định.

III. Lợi ích của việc sử dụng Hóa Đơn Điện Tử

Sử dụng hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích quý báu cho doanh nghiệp. Những lợi ích tiêu biểu có thể kể đến như:

3.1. Tiết Kiệm Thời Gian và Tài Nguyên

Trước hết, hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên đáng kể. Không còn cần phải in, gói và gửi hóa đơn bằng giấy truyền thống, doanh nghiệp có thể gửi và nhận hóa đơn một cách nhanh chóng qua email hoặc các hệ thống tự động. Điều này giúp giảm chi phí gửi thư tín và tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

3.2. Bảo Mật và Tính Toàn Vẹn

Hóa đơn điện tử cũng giúp bảo vệ tính bảo mật và tính toàn vẹn của thông tin tài chính. Các hóa đơn thường được ký điện tử và mã hóa để ngăn chặn bất kỳ sự can thiệp hoặc sửa đổi trái phép nào. Điều này giúp ngăn chặn gian lận và đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn là chính xác và hợp pháp. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hóa đơn điện tử dễ dàng và an toàn giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tốt hơn và sẵn sàng cho kiểm toán hoặc mục đích hợp pháp khác.

IV. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử an toàn - Bảo mật cao

C-Invoice, một ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử do CMC TS phát triển, đại diện cho một giải pháp chuyên biệt trong việc tạo, hiển thị và quản lý các loại hóa đơn dành cho doanh nghiệp. Bằng việc sử dụng C-Invoice, doanh nghiệp có khả năng tự tạo ra hóa đơn, đồng thời giảm bớt chi phí liên quan đến in ấn và gửi hóa đơn giấy. Ngoài ra, ứng dụng này giúp dễ dàng kiểm soát và ngăn chặn việc làm giả hóa đơn.

Hóa đơn điện tử C-Invoice không chỉ đáp ứng nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp mà còn mang đến những tính năng nâng cao bao gồm:

• Quản lý hóa đơn tập trung để tối ưu hóa quá trình quản lý tài chính
• Cung cấp báo cáo chi tiết về hàng hóa, hóa đơn, khách hàng, doanh thu và chi phí, và hỗ trợ trích xuất dữ liệu hóa đơn thông qua phần mềm khai thuế
• Cho phép quản lý truy cập và phân quyền sử dụng cho nhân viên trong doanh nghiệp
• Khả năng tích hợp dữ liệu, cho phép tạo hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử với mã xác thực
• Hỗ trợ trong việc truyền nhận dữ liệu giữa trụ sở chính và các công ty con, cũng như giữa các chi nhánh
• Khả năng phê duyệt hóa đơn và gửi hóa đơn đi xác thực theo lô
• Tích hợp dữ liệu từ các hệ thống phần mềm khác có sẵn trong doanh nghiệp như CRM, ERP và phần mềm kế toán
• Sử dụng công nghệ xác thực cho hóa đơn trực tuyến, hiệu quả trong việc ngăn chặn việc làm giả hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm hóa đơn điện tử của  CMC TS, hãy liên hệ với chúng tôi thông qua địa chỉ email [email protected] hoặc để lại thông tin tại trang web: https://cmcts.com.vn.