Phần mềm lưu trữ tài liệu theo cách chuyên nghiệp nhất

Bài toán lưu trữ “nan giải”

Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phục.

Hiện nay đa phần việc quản lý tài liệu thường được thực hiện thủ công theo cách ghi chép, theo dõi trên giấy tờ, sổ sách, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Các kẹp file hồ sơ được được đánh dấu mã số và ghi chép thông tin từ đó có thể tìm kiếm lại khi cần. Chính nghiệp vụ thủ công này gây hao phí thời gian, công sức mà vẫn không đáp ứng được nhu cầu thông tin nhanh chóng, chính xác. Thêm vào đó, tình trạng quá tải đối với công tác văn thư lưu trữ trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên dẫn đến việc ban hành văn bản bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí mâu thuẫn do không quản lý, tra cứu được hết các tài liệu đã ban hành….

Trong thực tế, đã có nhiều tổ chức đơn vị, cơ quan đã áp dụng tin học hóa công tác quản lý tài liệu hồ sơ cho đơn vị mình, tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì  một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm lưu trữ, quản lý tài liệu được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn và đáp ứng nhu cầu lưu trữ mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm tốt, được thiết kế dựa trên khoa học quản lý hiện đại, được tính toán thiết kế đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu hiện tại của đơn vị và có thể vận hành ổn định cho nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.

Giải pháp chuyên nghiệp cho bài toán lưu trữ tài liệu

Với những áp lực không ngừng gia tăng trong công tác lưu trữ tại các cơ quan hiện nay, việc phải tìm kiếm và lựa chọn một phần mềm lưu trữ tài liệu chuyên dụng theo hướng hiện đại là điều tối quan trọng. Tuy vậy việc tìm kiếm và lựa chọn một phần mềm lưu trữ phù hợp với nhu cầu, đặc điểm của các cơ quan là điều không phải dễ dàng.

Theo đó, thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí, các phần mềm lưu trữ tài liệu sẽ giúp tin học hóa hoàn toàn các nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các trung tâm lưu trữ Trung ương và Địa phương, các cơ quan lưu trữ của các Bộ, ngành. Đi đầu trong việc sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu có thể kể đến Các sở, ban, ngành cấp tỉnh Quảng Ninh, UBND nhiều huyện, thị, thành phố…

Với kinh nghiệm 21 năm trong lĩnh vực giải pháp phần mềm, cùng kiến thức trong lĩnh vực lưu trữ và việc áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất, CMC TS đã xây dựng và phát triển phần mềm lưu trữ eArchivist, nhằm tin học hoá và chuẩn hoá toàn bộ hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan, giải quyết những khó khăn và phát huy tối đa giá trị của các tài liệu lưu trữ cho các trung tâm lưu trữ Trung ương và Địa phương, các cơ quan lưu trữ của các Bộ, ngành. Các chức năng nghiệp vụ được kiểm soát bằng những quy trình chặt chẽ, tạo nên một hệ thống tích hợp các chức năng, từ đó giúp giảm thiểu các công việc trùng lặp, tái sử dụng các kết quả của các phòng ban trong đơn vị. eArchivist được thiết kết theo hướng: mềm dẻo và linh hoạt trong xử lý các quy trình nghiệp vụ, cấu trúc mở để người sử dụng dễ dàng trong việc quản trị và sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Có thể nói, việc lưu trữ bằng phần mềm eArchivist là lựa chọn đúng đắn và phù hợp cho các đơn vị cơ quan tổ chức hành chính đang mong muốn tìm kiếm giải pháp tin học hóa hiệu quả công tác quản lý lưu trữ tài liệu hiện nay. Sản phẩm đã được trao tặng danh hiệu Sao Khuê cho sản phẩm phần mềm ưu việt năm 2017.