Giảm thiểu chi phí khi áp dụng phần mềm lưu trữ tài liệu

Phần mềm lưu trữ tài liệu được xem như một giải pháp quản lý không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Với những công dụng tuyệt vời, phần mềm lưu trữ tài liệu đang dần thay thế hệ thống quản lý truyền thống rườm rà. Bên cạnh đó sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu giúp bảo mật thông tin, kho lưu trữ không giới hạn, giúp doanh nghiệp giảm được nhiều khoản chi phí không cần thiết.

Giảm chi phí thuê không gian lưu trữ

Trước khi phần mềm lưu trữ tài liệu ra đời, việc lưu trữ các tài liệu phải để trong những hộp giấy và cất trong nhà kho riêng để lưu trữ. Đặc biệt đối với các đơn vị doanh nghiệp có khối lượng hồ sơ, công văn, tài liệu lớn thì phải tốn một khoản phí đầu từ không gian lớn để lưu trữ và đồng thời phải tiêu hủy hồ sơ sau các khoản thời gian định kỳ. Do đó, khi muốn tìm lại hồ sơ là điều rất khó khăn đối với người quản lý.

Giảm chi phí nhân công

Đối với các doanh nghiệp lớn, trước đây khi chưa có phần mềm lưu trữ dữ liệu, hầu hết đều phải có bộ phận thủ thư. Nếu người quản lý thủ thư không được đào tạo bài bản thì sẽ thật khó khăn cho người tìm kiếm thông tin.

Phần mềm lưu trữ tài liệu khắc phục mọi vấn đề

Với công nghệ hiện đại, những nhược điểm của cách lưu giữ thông tin truyền thống đã được khắc phục. Phần mềm lưu trữ tài liệu giúp các doanh nghiệp sử dụng số hóa thông tin, hay mật mã hóa các thông tin để có thể lưu trữ trên hệ thống đảm bảo an toàn, bảo mật cao. Trong nội bộ các doanh nghiệp vẫn có thể tìm kiếm các thông tin khi được cấp phép. Do đó, các đơn vị khối vận hành lớn như các doanh nghiệp lớn hay thậm chí bộ máy hành chính của Nhà nước cũng sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu sẽ tiện lợi hơn rất nhiều.

Nắm được nhu cầu của các đơn vị, CMC SOFT giới thiệu đến khách hàng phần mềm lưu trữ tài liệu dựa trên các nền tảng mà CMC SOFT đang triển khai.

Phần mềm lưu trữ dữ liệu của CMC SOFT sẽ giúp doanh nghiệp phân loại tài liệu theo các chủ đề, các nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau. Các thuộc tính sẽ được phân loại theo từng chủ đề tài liệu giúp nhà quản lý và người sử dụng tra cứu có thể linh hoạt tìm kiếm. Phần mềm lưu trữ dữ liệu được xem như một giải pháp khóa học giúp người sử dụng có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm bất kỳ bộ tài liệu theo năm hay theo trạng thái.

Sử dụng phần mềm lưu trữ dữ liệu sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rất nhiều thời gian làm việc cho đội ngũ nhân viên hành chính, tiết kiệm được không gian lưu trữ và sắp xếp quản lý khoa học trên hệ thống.