Những điều cần lưu ý trong quá trình quản lý dữ liệu cho doanh nghiệp nhỏ (Phần II)

Kích hoạt và quản lý truy cập của người dùng
Khi lưu trữ các dữ liệu quan trọng thì việc giới hạn an ninh và quyền truy cập là điều mà chúng ta cần phải quan tâm đầu tiên. Việc sử dụng 1 hệ thống lưu trữ sẽ giúp người quản lý cấp quyền truy cấp cho những người cần thiết và hủy bỏ quyền truy cập cho những ai không có nhiệm vụ.
Người được phép truy cấp cần được mô tả chi tiết trong bản kế hoạch để họ có thể biết được chính xác nơi nào lưu trữ dữ liệu mà họ cần. Đặc biệt các doanh nghiệp nhỏ cần phải luôn cố gắng phát triển một cách nhanh chóng do đó mà nó cần phải liên tục thay đổi vai trò và trách nhiệm.

Việc một nhân viên mới đến và 1 nhân viên cũ đi cần phải đảm bảo việc quản lý vẫn phải duy trì và kiểm soát được tất cả dữ liệu của mình. Khi một nhân viên nghỉ, chúng ta cần phải khóa quyền truy cập của họ ngay lập tức. Và khi một nhân viên mới đến thì ta nên dành thời gian để kiểm tra, rà soát, xem lại các chính sách cũng như kỳ vọng phù hợp với nhân viên, để xử lý dữ liệu và thông tin của công ty 1 cách sát sao và chính xác.
 

Xây dựng chiến lược đặt tên tập tin và cấu trúc thư mục
Để quản lý thông tin một cách hiệu quả nhất ta luôn cần giữ cho hệ thống lưu trữ tập trung được tổ chức mạch lạch, và hẹ chế được khả năng thông tin thất thoát. “Document A” và  “Spreadsheet 3” sẽ gây ra rất nhiều khó khăn cho bạn khi muốn tìm kiếm tài liệu giữa hàng trăm văn bản khác nhau. Do đó mà bạn cần đặt tên cho các tập tin bằng các tin ngắn gọn và rõ nghĩa.
Để dễ dàng kiểm soát từng tập tin bạn có thể để ra ngàu và nguồn cấp là do ai tạo ra. Như bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được ai là người đã update văn bản, và update vào lúc nào....Việc quản lý thư mục sẽ giúp cho chúng ta quản lý và điều hướng team của mình một cách nhanh chóng. Để việc tìm kiếm dữ liệu có thể tiến hành dễ dàng chúng ta cần phải chỉ rõ thư mục nào chứa văn bản tài chính, sale và hành chính .
Đối với các doanh nghiệp thì việc lưu trũ tập tin là một phần vô cùng quan trọng và là mối quan tâm hàng đầu trong quá trình phát triển. Nếu việc này được thực hiện đúng các nó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí lẫn thời gian làm việc.
Để làm được việc này có rất nhiều yếu tố mà ta cần phải xem xét, nhưng khi chúng ta xác định được nhu cầu, lập ra kế hoạch hoạt động cho công ty, cũng như trong tương lại chúng tôi tin rằng bạn sẽ có nhiều thời gian để cân nhắc và đưa ra các quyết định đúng đắn nhất.