Những lợi ích mà Giải pháp Lưu trữ mang lại cho các tổ chức giáo dục
Đối với các tổ chức giáo dục thì nhu cầu về một giải pháp công nghệ có khả năng hệ thống hóa nguồn dữ liệu và cung cấp các công cụ tìm kiếm, tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, chính xác luôn được đặt lên hàng đầu. Trong bối cảnh tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay thì sự ra đời của các giải pháp lưu trữ mà cụ thể là việc CMC TS xây dựng thành công Phần mềm Quản lý Nghiệp vụ Lưu trữ - eDocman Archive v2.0 đã trở thành lựa chọn tối ưu, mang lại lợi ích vô cùng thiết thực cho nhiều tổ chức hoạt động trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo.
Giải pháp Lưu trữ được CMC TS xây dựng và phát triển dựa trên nhu cầu thực tế của các tổ chức giáo dục trong việc lưu trữ, tra cứu thông theo hướng đồng thời đảm bảo các yếu tố: nhanh chóng, an toàn và có chi phí đầu tư hợp lý. Với đặc thù sự đa dạng về nguồn dữ liệu, bao gồm cả loại hình tài liệu nên việc triển khai Phần mềm Quản lý Nghiệp vụ Lưu trữ - eDocman Archive v2.0 đã giúp chuẩn hoá công tác mô tả thông tin biên mục theo nhiều cấp, từ cấp phông, MLHS cho tới tài liệu với nhiều loại hình mang tin khác nhau (giấy, băng hình, tài liệu điện tử,...). Bên cạnh đó, phần mềm eDocman Archive v2.0 còn cho phép tích hợp với các ứng dụng quản lý văn bản để người dùng có thể thực hiện quản lý công việc theo luồng một cách khoa học và hiệu quả hơn.
Với những tích năng được tích hợp, việc sử dụng Phần mềm Quản lý Nghiệp vụ Lưu trữ - eDocman Archive v2.0 thực chất là giải pháp nhằm số hoá và quản lý tài nguyên số hoá mà các tổ chức giáo dục đang mong muốn hoàn thiện để phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm thông tin của học viên. Cùng với các tiện ích tra tra tìm và phục vụ khai thác thì eDocman Archive v2.0 còn được thiết kế theo hướng mềm dẻo bao gồm nhiều module khác nhau, mang tới sự thuận lợi cho người sử dụng. Cụ thể hơn, phần mềm này không chỉ hỗ trợ tìm kiếm đa ngôn ngữ vô cùng linh hoạt, mà còn cho phép người dùng thực hiện tra cứu hồ sơ, tài liệu trực tuyến qua Internet một cách nhanh chóng. Trên cơ sở đó, người dùng có thể đối chiếu tính xác thực giữa các nguồn thông tin để đảm bảo sự chính xác và đa dạng của tài liệu, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu học tập, nghiên cứu của mình.
Đối với các tổ chức giáo dục thì Phần mềm Quản lý Nghiệp vụ Lưu trữ - eDocman Archive v2.0 giữ vai trò là hệ lưu trữ quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của lưu trữ cơ quan, bao gồm công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản và khai thác các loại tài liệu. Đặc biệt, do được trang bị tính năng tra cứu trực tuyến nên phần mềm này còn hỗ trợ tìm kiếm các hồ sơ, tài liệu theo một số thông tin được thiết lập bởi người quản trị hệ lưu trữ, vì vậy giúp các tổ chức giáo dục tối ưu hóa mọi mặt trong quá trình hoạt động.
