Doanh nghiệp tự in hóa đơn bằng cách nào?

Trước đây, doanh nghiệp, tổ chức có thể đặt in hoặc tự in hóa đơn đỏ theo tùy nhu cầu sử dụng và đảm bảo tuân thủ các quy định về phát hành và quản lý hóa đơn. Tuy nhiên, bắt đầu từ năm 2018, doanh nghiệp sẽ bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Như vậy, trong một số trường hợp có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp tự in hóa đơn bằng cách nào?

Những điều Doanh nghiệp cần biết về việc tự in hóa đơn hiện nay.

Theo Bộ Tài chính, để tự in một tờ hóa đơn, trung bình doanh nghiệp phải bỏ ra khoảng 2.500 đồng. Nếu đặt in, doanh nghiệp phải bỏ ra khoảng 2000 đồng cho một tờ hóa đơn. Như vậy, mỗi năm doanh nghiệp phải bỏ ra mức chi phí cho việc in hóa đơn giấy là khoảng vài tỷ đồng – một con số không hề nhỏ. Hơn nữa, việc nhận gửi hóa đơn giấy cho các khách hàng ở xa qua đường bưu điện gây mất nhiều thời gian và tốn kém thêm một khoản chi phí nhất định.

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp việc tự in hóa đơn trở nên dễ dàng hơn

Theo các chuyên gia, doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều về nguồn nhân lực và thời gian để phục vụ in ấn và phát hành hóa giấy. Thay vào đó, việc xác lập và nhận – gửi hóa đơn trên hệ thống điện tử sẽ được diễn ra tức thời mà không phải mất chi phí vận chuyển hóa đơn.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, cách thức xuất – gửi hóa đơn trở cũng trở nên đa dạng hơn rất nhiều:

-           Doanh nghiệp có thể lựa chọn gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng email hoặc qua tin nhắn SMS để khách hàng tự tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

-           Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn thành file nén (zip) và gửi cho khách hàng qua email hoặc copy vào USB để gửi tới khách hàng.

-           Đặc biệt, nếu như khách hàng có nhu cầu in hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể chủ động in hóa đơn trực tiếp từ hệ thống hóa đơn điện tử và gửi chuyển phát nhanh như gửi hóa đơn giấy thông thường.

Nhưng lưu ý khi doanh nghiệp tự in hóa đơn điện tử

Khi muốn in hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

-           Hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ được in một lần và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của bên xuất hóa đơn, dấu của bên xuất hóa đơn và người thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.

-           Hóa đơn giấy (được chuyển từ hóa đơn điện tử) phải ghi rõ: “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.

-           Bên mua muốn sử dụng hóa đơn giấy cần liên hệ với bên bán để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử C-Invoice giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo lập, gửi, lưu trữ hóa đơn điện tử và in ấn hóa đơn một cách nhanh chóng ngày tại chính doanh nghiệp. Đây là phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại nhất hiện nay, được Tổng cục Thuế khuyên dùng với rất nhiều điểm nổi bật:

• Sử dụng công nghệ điện toán đám mây, chạy online trên nền tảng web nên doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập để sử dụng mọi lúc, mọi nơi.
• Dữ liệu trên hệ thống được bảo mật cao. Việc truy cập dữ liệu chỉ được phép đối với các đối tượng được phân quyền tương ứng và thông qua nhiều lớp xác thực: Tên đăng nhập, mật khẩu đăng nhập, chữ ký số, … Phần mềm có cơ chế sao lưu phục hồi tự động nên dữ liệu không bị mất khi xảy ra bất kỳ sự cố nào.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được tối đa thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Quy trình sản xuất phần mềm theo tiêu chuẩn quốc tế cùng kinh nghiệm từ các chuyên gia trong ngành phần mềm giúp C-Invoice được cung cấp với giá cả cạnh tranh nhất và hiệu quả tốt nhất.