Doanh nghiệp cần xử lý như thế nào khi phát hiện sai sót sau khi hóa đơn được cấp mã?

Căn cứ theo quy định tại Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết của bộ Tài Chính tại dự thảo thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119 vừa được thông qua, các doanh nghiệp cần phải tiến hành xử lý hóa đơn sai sót đã được cấp mã. Theo đó, doanh nghiệp sẽ có những cách xử lý khác nhau tùy theo từng trường hợp. Cụ thể là:

Người bán hàng thực hiện việc thông báo với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử trong trường hợp bên bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có chứa sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, sau đó tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có mắc sai sót đã được cấp mã.

Người bán phải tạo lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có mắc sai sót và đã gửi cho người mua thì người bán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán, người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế. Sau đó, người bán gửi tới cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế, đồng thời hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có mắc sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có mắc sai sót thì thông báo ngay cho người bán để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo, người bán cần phải thực hiện thông báo hoặc giải trình với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hoặc giải trình hoá đơn điện tử.

Trường hợp người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót: người bán cần lập hóa đơn điện tử mới thay thế.

Sau 02 ngày kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo, nếu người bán không thông báo hoặc giải trình với cơ quan thuế thì sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống và tiếp tục thông báo cho người bán để yêu cầu người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới.

Trong trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại mà số tiền chiết khấu của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh ở trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ (của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau): người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cần ghi rõ số số tiền, số hóa đơn cần điều chỉnh, tiền thuế điều chỉnh.

Người bán hoặc ký điện tử trên hóa đơn và gửi cơ quan thuế để cấp mã sau đó gửi người mua. Căn cứ theo hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

Cơ quan thuế gửi thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót tới doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân kinh doanh, hộ theo địa chỉ email đã đăng ký và thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Cơ quan thuế thông báo hóa đơn điện tử đã được hủy trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn phải được lưu trữ để phục vụ tra cứu.